Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений распечатать

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений распечатать

Оглавление:

Правила ведения и оформления журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений


Журнал регистрации — это средство фиксации договоров и соглашений, которые заключены между сотрудниками и работодателями. Его функция — фиксация содержания этих документов, что приводит к невозможности его искажения. Регистрация представляет собой занесение информации о документе в форме совокупности учётных данных по предписанной форме, чем удостоверяется факт создания документа либо внесения в него изменений.

Содержание статьи Ведение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не обязательно, поскольку не предусмотрена никакая юридическая ответственность за его отсутствие. В то же время, несомненно, положительным будет ответ на вопрос, желательно ли ведение такого журнала. Действительно, его имеет смысл вести, поскольку сведения о трудовых договорах и прочих соглашениях с сотрудниками требуется фиксировать.

При его наличии документ не пропадёт, его существование всегда можно будет удостоверить.

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

→ → Обновление: 14 сентября 2020 г.

Некоторые организации ведут журнал регистрации (учета) трудовых договоров. Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена.

Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива и отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками. Ведь если упустить момент, то срочный трудовой договор может стать бессрочным (). Образец журнала регистрации трудовых договоров приведен на странице.

Чтобы определиться, в каком виде вести журнал, необходимо обозначить его цель: если цель сугубо информационная (то есть вам нужен архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде; если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными?

Существует ли универсальный образец?

На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом.

Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры.

Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров.

А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная.

Книга регистрации трудовых договоров

2813 ФОРУМ! С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор.

Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.

Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «». ФАЙЛЫ Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным. Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах.

Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.

ТРУДОВОЙ КОНСУЛЬТАНТ Главная Консультация юриста Статьи Законодательство Контакты Трудовая книжкаТрудовые отношенияТрудовые спорыСокращение работниковКомпенсации на работеПенсияДисциплинарная ответственностьТрудовой договорПереводОтпускРабочее времяОтстранениеОценка трудаЛьготы донорамЗарплатаБольничныйИсполнительный листОтгулыПремирование на работеТрудовой стажСовместительствоДекретный отпускПособияТрудоустройствоОхрана трудаРазноеСверхурочная работаМедосмотрГосслужбаУвольнениеУсловия трудаПерсоналВредные условия трудаТрудовой контрактКомандировкиНесовершеннолетние работникиВыходное пособиеИспытательный срокПриём на работуРазъездная работаОплата трудаПрогулСлужебные запискиНадбавкиПереработкаМатериальная ответственностьТрудовая инспекцияМРОТБиржа трудаИностранные работникиПроизводственная травма Главная Статьи Персонал Журнал регистрации трудовых договоров Журнал регистрации трудовых договоров На предприятии или в учреждении заводят специальный журнал, чтобы вести реестр трудовых договоров.

Эта форма документоведения удобна для юридического подтверждения не только заключенных между работодателем и исполнителем договоров (контрактов), а еще и для иных дополнительных соглашений.

В журнале отражается короткая информация о документе – наименование, когда создан, отправлен или получен. Законодательство о журнале регистрации трудовых договоров Законодательно не установлен порядок обязательного ведения названного журнала.

Существует требование только о таком учете (регистрации в книге) трудовых книжек.

Дополнительные соглашения фиксируют в произвольной форме. Перед тем как отправить книгу регистрации в архив, ее прошивают и ставят печать. ФАС регламентирует срок сохранности данного реестра – 75 лет.

Тем не менее, согласно действующим требованиям делопроизводства, все документы, поступающие на предприятие и предполагающие получение ответа или же содержащие справочную информацию, необходимо регистрировать. Также есть еще Перечень типовых документов (управленческих), которые издаются в процессе деятельности предприятия или учреждения и имеют лимитированный термин хранения. В этом Перечне упоминается и книга реестра трудовых договоров.

Представители ГИТ, контролирующие всех работодателей, обязательно просматривают этот документ учета. А как на практике? Сами кадровики отзываются о журнале регистрации как об удобной форме систематизации документов предприятия.

Он позволяет быстро отыскать нужный договор, соглашение или узнать место его нахождения. Например, при обращении с жалобой работника в суд может потребоваться выписка из книги регистрации предприятия. Если же она отсутствует, это может в какой-то мере сыграть не в пользу работодателя в процессе принятии судебного решения.

Данный журнал потребуется еще и для подготовки справок для подачи на следующее место занятости о роде занятий на предыдущем.

В разделе «Примечание» оставляют пометки о специфике выполняемых работ (обязанностей) нанятыми сотрудниками. На практике кадровики заводят журнал регистрации в соответствии с определенными рекомендациями – с обязательной подписью первого лица, а также печатью предприятия. Это указывается на первой странице, проставляется дата начала ведения.

Книгу обязательно прошивают . Названный порядок учета дает возможность менеджеру персонала, инспектору или начальнику ОК при разного рода проверках ( в том числе финансовых) дать законно подтвержденный ответ относительно договоров или дополнительных соглашений (их наличия/отсутствия).

Перегруженность отделов кадров (даже на небольших предприятиях) массой документов общеизвестна.

Их сотрудники нередко ведут сразу до десятка различных журналов. Тем не менее, трудовые договора как основополагающий документ взаимоотношений нанимателя и работников, имеет смысл регистрировать, чтобы иметь упорядоченную нумерацию внутренних правоустанавливающих актов.

Заполнение журнала регистрации: каковы правила? Трудовой кодекс устанавливает нормы, права, а также обязанности работодателя по отношению к наемным работникам. На его базе, учитывая специфику предприятия, составляется договор (трудовой) нанимателя и каждого сотрудника.

Такой договор издается в двух экземплярах: на каждом должна быть печать учреждения, руководитель ставит личную подпись, указываются данные работника (согласно паспорта). Один экземпляр заносится в личное дело работника, второй – выдается ему на руки под подпись. Такой порядок действует для всех видов работы: не только основной, но и по совместительству.

При наличии в данной организации (на предприятии) книги регистрации договоров, работник расписывается в определенной графе. При современной распространенности электронного документоведения и отчетности возникает вопрос о том, нужны ли бумажные аналоги, а именно, книги регистрации.

Эти книги могут оформляться в электронном виде или/и бумажном.

Когда в записях наблюдаются разногласия, предпочтение остается за бумажным вариантом. Оформление бумажного варианта журнала Есть минимальный набор требований к оформлению журнала регистрации. Он должен быть аккуратно прошит, заверен подписью работодателя и печатью, страницы пронумерованы.

Строгих указаний относительно формы не существует, но выработан перечень предпочтительных граф, чтобы вносить новые данные и скорее находить требующиеся документы.

Учитывая специфику предприятия, количество работников, фиксируют некоторые дополнительные данные.

Например, название структурного подразделения, занимаемой должности. Выделяют колонку для реестра сотрудников, с которыми заключен не трудовой договор, а контракт.

Или вносят эту информацию в «Примечания». Для ведения данного журнала назначается ответственный. Его ФИО с указанием должности, а также приказа (номер и дата) указываются на определенной странице. На последней — ставят число и год окончания книги, опять же называют изданный приказ и дату передачи в архив.
При выявлении ошибки в ведении или других неточностей ответственный за журнал указывает на это. Такое упущение оформляется определенной записью в журнале.

Руководитель издает приказ о его досрочном закрытии, и кадровики передают этот реестр в архив.

Электронный вариант журнала Электронная форма ведения позволяет быстро отыскать нужную информацию и ввести новую. Принято вести журнал регистрации в форме таблиц в программе MS Excel.

Преимущества документоведения в электронном виде: систематизация кадровой работы; быстрый поиск затребованного документа; снижение трудоемкости процесса внесения данных; контроль учета документов и их оформления; издание при необходимости копий документов (приказов, выписок); хранение в электронном формате документов, поданных во время поступления на работу (заявления о приеме, автобиографии, анкеты и прочее). Предусмотрен электронный формат и личной карточки работника (Т-2). В этом виде в документ просто и быстро вносить изменения и дополнения.

Если некоторые данные требуют личной подписи, карточка ведется в привычном бумажном виде.

Еще одно требование к используемой программе – защита от изменения номеров. Учитывая то, что происходит увольнение работников, наниматель может прибегнуть к изменениям в документоведении в своих целях. Поэтому по истечении года журнал регистрации с нумерацией распечатывают, прошивают и направляют на хранение.

Правила ведения журнала Шаблон оформления журнала может корректироваться, исходя из его информационного наполнения.

Форму (с несколькими обязательными колонками) имеет право устанавливать ответственный за ведение. Когда такой сотрудник увольняется, назначают другого. Производится запись об этом в книге регистрации.

Обязательным на соответствующих страницах является название учреждения, начало и окончание ведения данного документа.

Книга регистрации дает представление о количестве работников – по зарегистрированным в ней трудовым договорам, позволяет осуществлять контроль каждого.

Такая информация делает проще подготовку статотчетности юридического лица. Если договор меняется Необходимость внести в договор изменения преимущественно вызывают следующие причины: перевод сотрудника на иную должность; изменение вида деятельности или условий ее осуществления; новый наниматель (руководитель); отстранение от должности (работы).
Когда изменения не ограничиваются одним-двумя пунктами, а носят более существенный характер, готовят дополнительное соглашение. Информация о его издании поступает в книгу регистрации (имеется соответствующая графа).

Такому соглашению устанавливают номер.

Он включает имеющийся № договора / номер нового соглашения. Если договора и соглашения заносятся в один журнал, дополнительные соглашения нумеруют с 1-го номера договора каждого работающего.

Для наглядности информация о каждом сотруднике заносится на «свою» страницу, на которой регистрируют договор и допсоглашения по возрастающей (от №1 и далее). Во время изменения условий работы, которые вызывают у работника несогласие, наниматель предлагает (в письменном сообщении) другую работу, соответствующую квалификации сотрудника.

Если такой возможности нет, предлагается иное – с более низкой ставкой. Как вариант — должность рангом ниже.

Сотрудник должен дать письменное согласие, после чего готовят допсоглашение к уже имеющемуся трудовому договору. В изданном новом документе оговариваются изменения условий трудовой деятельности, должности. Дополнительные соглашения подлежат реестру и оформляются аналогично порядку, установленному для фиксирования трудовых договоров.

На предприятиях с солидным штатом кадровики практикуют ведение собственно регистрации дополнительных соглашений – так более удобно для нахождения нужного документа.

Как заполняется журнал допсоглашений? Аналогично книге реестра договоров. В выделенные графы заносятся: номер по порядку соглашения, дата внесения записи, ФИО сотрудника, назначенная должность (вид выполняемых работ), период действия и вид изменений (например, назначение нового оклада). Обязательного требования для ведения отдельного журнала реестра допсоглашений нет.

Такую информацию фиксируют в основном журнале, в выделенной колонке. Когда договор претерпевает неоднократные изменения, то их фиксировать становится не совсем удобно.

В этом случае электронный формат – лучший вариант.

Как регистрируются контракты? На многих предприятиях действует еще и контрактная форма оформления отношений.

В этом случае регистрируют эти документы так же, как и трудовые договора. Будут ли договора и контракты фиксироваться в одной книге или разных – выбор за администрацией предприятия.

Можно открыть две книги со своей нумерацией по каждому виду документа. Для удобства кадровики используют нумерацию не сквозную, а с указанием даты и порядкового номера.

Например, 10/02-3 – ясно, что контракт зарегистрирован 10.02.

Такой подход особенно приемлем для крупных предприятий.

У кадровика может вызывать затруднение оформления ранее составленного контракта. В этом случае ему присваивается номер по дате заключения.

Где продаются книги, в которых регистрируют договора? Такие книги без труда приобретают сейчас через Интернет, а также в торговых точках, реализующих бланковую продукцию.

Руководитель (сотрудник) отдела кадров может заказать книгу по выбранной, приемлемой для учреждения, форме.

Нужно ли вести данный вид журнала у себя на предприятии – выбор за вами. На практике книга регистрации – скорее помощник в работе, чем обуза.

Ее ведение не отнимает много времени, но значительно облегчает и упорядочивает работу кадровиков с документами. Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями! все статьи Другие материалы по теме: Уведомление об изменении трудового договора Наказание работников.

Что такое дисциплинарная ответственность?

Потеря трудовой книжки Ответственность работника © 2020 — 2020 Трудовой Консультант.

Официальные адреса (function (d, w, c) { (w[c] = w[c] || []).push(function() { try { w.yaCounter41490554 = new Ya.Metrika({ id:41490554, clickmap:true, trackLinks:true, accurateTrackBounce:true, webvisor:true }); } catch(e) { } }); var n = d.getElementsByTagName(«script»)[0], s = d.createElement(«script»), f = function () { n.parentNode.insertBefore(s, n); }; s.type = «text/javascript»; s.async = true; s.src = «https://mc.yandex.ru/metrika/watch.js»; if (w.opera == «[object Opera]») { d.addEventListener(«DOMContentLoaded», f, false); } else { f(); } })(document, window, «yandex_metrika_callbacks»);

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

  1. /16.04.2018

share on: Вести учет столь важных документов, как трудовые договоры, стоит всегда. Он относится к внутренним операциям предприятия, но при проверке трудовая инспекция может предъявить претензии к пренебрежению им. Вся входящая и исходящая из организации документация должна регистрироваться в специальных книгах.

Исключением не являются и трудовые договоры.

В архиве журнал заменяет огромное число договоров, перемешанных с дополнительными соглашениями к ним и иной документацией.

При обращении работника в суд, позиция работодателя сразу становится уязвимой, если у него нет книги регистрации контрактов.

Защита без него будет сложнее, а вероятность решения не в пользу работодателя выше. Обилие кадровых документов требует одновременного ведения большого количества регистрационных книг.

Трудовые контракты – основа отношений между работодателем и персоналом. Во избежание путаницы желателен их учет. Вопрос о необходимости ведения журнала актуален.

5 основных правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор. При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение. Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон.

Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками. Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.Оглавление:Для многих кадровиков и менеджеров вопрос о ведении журнала остаётся открытым.

С одной стороны, ответственность за его отсутствие не предусмотрена.

Книга учета трудовых договоров и допсоглашений

Учет кадровой документации оформляемой на предприятии является важной составляющей трудовой деятельности, позволяющей упорядочить процесс документооброта и проконтролировать исполнение норм ТК РФ.

Именно для этих целей в компаниях и ведется журнал учета трудовых соглашений, процесс создания которого имеет свои особенности. Журналом является обычная книга либо же тетрадь,которая содержит в себе сведения о заключенных с работниками трудовых договорах, а также внесении изменений в указанные акты в процессе сотрудничества. Как правило, сей формуляр ведется в табличном варианте, который позволяет включить в себя множество сведений и упорядочить их в соответствии с потребностями компании.

Естественно с момента оформления журнал относится к локальной документации, которая ведется в строгом соответствии с законом. То есть сей документ, как минимум, должен содержать титульный лист и утвержденную таблицу, а также быть пронумерованным и прошитым.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец и разбор граф

> > >

Движение любого документа на предприятии должно подлежать регистрации.

Регистрация представляет собой внесение учетных данных определенной формы в специально предназначенную книгу, которая называется журналом регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Учитываются создание, отправка и принятие документа. Состав и расположение реквизитов в журнале не нормированы официальной документацией – эти данные вносятся работодателем самостоятельно.

Внутренние документы здесь также можно классифицировать по группам, чтобы в дальнейшем запись было удобнее найти.