Виды записок в делопроизводстве

Виды записок в делопроизводстве

Докладная или служебная?


В отечественном делопроизводстве в процессе реализации управленческих действий и задач составляются записки: докладные и служебные. У работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ) по поводу их составления, оформления и обработки возникает ряд вопросов: в чем различие между служебной и докладной запиской, как правильно их оформлять, нужно ли их регистрировать?

На эти и другие вопросы мы постараемся дать ответы в данной статье. Если вами уже предпринимались попытки найти в специальной литературе ответы на эти вопросы, то эти ответы, скорее всего, выглядят туманно и не конкретно.

Это вина не авторов, а ситуация, которая сложилась вокруг этих видов документов.

Ответ на любой вопрос, связанный с составлением, оформлением, обработкой документов, надо всегда искать в нормативной базе. Читайте по теме в электронном журнале В настоящее время мы можем обратиться к четырем нормативно-методическим документам: Государственной системе документационного обеспечения управления Основные положения.

Докладная записка: как правильно оформить

Рубрика: Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на улучшение деятельности организации.

Докладная записка, что это за документ? Как правильно написать? Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы.

Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления.
С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Кадровое делопроизводство: информационно-справочная документация

Важное 07 февраля 2007 г. 13:06 Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам.

Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению. Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Среди разнообразных видов делового общения важной частью офисной жизни является переписка. Ее главный инструмент – это всем известные служебные записки, которые, в зависимости от содержания, бывают объяснительными, докладными и пр.

По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов.

Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк. В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем. Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам.
Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Докладная записка: виды и составление

19.07.2020 Руководить, то есть принимать решения о распределении ресурсов, можно только на основе достоверной и своевременной информации. Эта информация должна быть корректной и поступать достаточно оперативно.

Именно для этого и служит официальный документ под названием «докладная записка», о которой вы узнаете далее.

Докладная записка является стандартной канцелярской формой передачи информации «снизу-вверх» – от нижестоящих сотрудников к руководству.

В докладных записках описываются критические события, происходящие мероприятия и общее состояние фирмы. Опираясь на докладные, менеджер может сделать более точный анализ положения дел в организации и отдавать адекватные команды. Создание докладной может быть задумкой и самого подчиненного, и его непосредственного руководства.
Если инициатива исходит от менеджмента, то часто указание выполнить эту работу доводится до подчиненного в устной форме.

Как составить служебную записку

Почти все важные дела люди совершают путем переписки; следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию. Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций.

В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки. Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из

Служебная записка: назначение, форма, функции

> > > Служебной запиской (далее по тексту — СЗ) называют вид документа, который представляет собой переписку, служащую для создания условий постоянной коммуникации или подразделениями отдельной взятой организации.

Здесь сразу же важно отметить ключевой момент: и сотрудники, и подразделения, вовлечены в работу с СЗ, не состоят в прямом друг от друга подчинении.Если говорить наиболее просто, то СЗ является письменным сообщением.

Поэтому, естественно, нередко, на отосланную СЗ, автор получает ответ от своего адресата.

То есть, можно говорить об истории СЗ, созданных в связи с решением конкретного вопроса.Содержание:

Служебная записка: образецСЗ, как и деловые письма, не имеют ограниченной тематики. Она весьма обширна, и зависит от деятельности структуры или учреждения. Например, спектр работы конкретного министерства очень широк, что имеет отражение в штате сотрудников.

Докладная или служебная?

В отечественном делопроизводстве в процессе реализации управленческих действий и задач составляются записки: докладные и служебные.

У работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ) по поводу их составления, оформления и обработки возникает ряд вопросов: в чем различие между служебной и докладной запиской, как правильно их оформлять, нужно ли их регистрировать?

На эти и другие вопросы мы постараемся дать ответы в данной статье.

Если вами уже предпринимались попытки найти в специальной литературе ответы на эти вопросы, то эти ответы, скорее всего, выглядят туманно и не конкретно. Это вина не авторов, а ситуация, которая сложилась вокруг этих видов документов.

Ответ на любой вопрос, связанный с составлением, оформлением, обработкой документов, надо всегда искать в нормативной базе.