Сдача в архив внутренняя опись

Сдача в архив внутренняя опись

Составляем описи дел


В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях. Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел); в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности. Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве.

Перед их отправкой обязательно выполняется их опись. Содержание

  1. Внутренняя опись для личного дела
  2. Применение и назначение описи
  3. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?
  4. На уничтожение
  5. При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
  6. Правила составления
  7. Изъятых документов
  8. Для передачи в архив
  9. Для почты
  10. В делопроизводстве
  11. Особенности оформления в различных ситуациях
    • При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
    • Внутренняя опись для личного дела
    • Для почты
    • Для передачи в архив
    • На уничтожение
    • Изъятых документов
  12. В архиве

Образец внутренней описи документов дела

Помещено в тему:

На практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в добровольное занятие.

Ибо согласно нормативно-методическим документам ее требуется вести только для учета специфичных документов длительных сроков хранения – постоянного и временного > 10 лет (речь идет о следственных, судебных, личных делах и т.п.), а также, если по заголовкам не понятно содержание этих документов.

Так вы всегда можете сказать, что вам понятно. Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых действительно будет служебной неприятностью. Например, к документам личного дела должна прилагаться опись. На практике внутренняя опись также служит для быстрого поиска документов в деле.

Образец архивной описи

28 Июня 2020 в 18:06 Основная цель деятельности любого архива заключается в том, чтобы хранить множество документов в идеальном порядке.

В этом случае любой запрос может быть выполнен в максимально короткий срок. Порядок достигается путем создания определенного справочного аппарата архива, в который, в числе прочего, входит такой внутренний акт, как архивная опись (далее АО). Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов.», выделяет следующие виды АО:

  1. инвентаризационные;
  2. по персонифицированному учету работников;
  3. объектов государственной собственности;
  4. по лицензированию.
  5. представляемых на торги;
  6. дел;

Кроме

Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

Автор КакПросто!

В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся сотрудников подлежат передаче в архив.

Статьи

Оформляем дела на постоянное хранение

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения.

Перед сдачей документов их необходимо подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку. Делать это должен уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

  1. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
  2. Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах.

В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1.

Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10). Пример 1 СвернутьПоказать В график передачи дел в архив на 2020 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг.

Дела, сформированные в 2020 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

График передачи дел из подразделений в архив организации см.

Внутренняя опись документов дела

Готовите документы для передачи в архив? Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать.

Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98).

Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой

дел.

Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней , которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.

Подготовка документов к передаче в архив

В течение года в организации производится огромное количество деловых бумаг.

Часть из них подлежит утилизации, а часть — формируется в дела и передается на хранение в архив. Как подготовить документы к передаче в архив, рассказывается в настоящей статье.

Прежде чем сдать папки с деловым бумагами в архив, их нужно сформировать в дела, систематизировать и надлежащим образом оформить. Все необходимые операции по подготовке документов к осуществляют работники службы ДОУ и секретари отделов.

Первая задача данной операции — проверка соответствия деловой бумаги и ее заголовка, зафиксированного в номенклатуре дел.

Вторая — проверка порядка расположения бумаг внутри дела. Бумаги могут сортироваться по разным критериям: в алфавитном порядке — по имени корреспондента, тематически — по затрагиваемым вопросам, по времени создания, по месту создания и т.д.