Регистрация входящих и исходящих документов

Регистрация документов


При своей внешней простоте, регистрация документов – это базовая основа в поддержании порядка во всей системе документооборота на предприятии. В последнее время я наблюдаю в разных компаниях странную тенденцию регистрировать все документы (и входящие, и исходящие, и даже внутренние) в одной регистрационной форме.

Сегодня наша статья о том, почему следует разделять по разным учетным формам входящую и исходящую документацию.

Главный принцип современного документооборота – «разделяй и властвуй», опытный секретарь или делопроизводитель всегда делит всю входящую и всю исходящую документацию. Иначе лавина бумаг поглотит вас и практически невозможно будет в дальнейшем найти нужный документ или они будут безвозвратно утеряны. Конечно, есть крупица логики, когда в одну регистрационную форму помещается всё.

Имя этой крупице – «все в одном месте». Действительно, и письма, и приказы, и договоры зарегистрированы в одном журнале или файле, куда уж удобнее.

Журнал регистрации исходящих документов

2917 ФОРУМ!

, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.

Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. ФАЙЛЫ Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.

От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

Обработка входящей корреспонденции

От чего зависит обработка конкретного входящего документа?

С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.
По моему мнению, таковыми являются:

    способ доставки корреспонденции; содержание документа; автор документа; установленные сроки исполнения документа.
    Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию.

    Способ доставки корреспонденции См.

    статью «Как доставить документацию» на стр. 24 журнала № 1’ 2012 Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил. Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская.
    Под ним может скрываться как «мальчик на побегушках», так и офицер спецсвязи.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей.

У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф.

Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней. Основные типы:

  1. Электронная почта
  2. Факс
  3. Телефонограмма
  4. Письмо
  5. Жалоба
  6. Докладная или служебная записка
  7. Объяснительная
  8. Заявление

В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде.

Обработка документов


Все документы организации делятся на три документопотока:

  1. внутренние документы.
  2. входящие (поступающие) , т.е. поступающие в организацию;
  3. исходящие (отправляемые) документы;

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный). К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан.
Например: , указы,

Регистрация входящих документов

Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции. Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа.

Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать. Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку.

Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены).

Исходящие документы в организации

Рациональная организация документооборота – гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия.

Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы – ответы на запросы или инициативные.

В статье рассмотрены вопросы:

  1. какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов в 2020 году;
  2. как осуществляется учет и регистрация исходящих документов;
  3. как организован документооборот исходящих документов;
  4. что такое исходящие документы организации;
  5. как оформляются исходящие документы.
  6. какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности;

– это система, состоящая из внутренних, входящих (поступающих извне) и исходящих (отправляемых) документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен.

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Автор КакПросто! Исходящей документацией называются официальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам (поставщикам, потребителям, надзорным органам и т.д.) или иногородним коллегам. Ответственность за работу с этой корреспонденцией делят, как правило, два сотрудника: составитель и делопроизводитель.

В обязанности первого входит подготовка и согласование текста.

Второй регистрирует письмо, отправляет оригинал по назначению и хранит служебную копию.

Как оформлять исходящую документациюЖурнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Такой журнал должен заполняться в каждой или на . Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.