Образцы оформления описей постоянного срока хранения

Образцы оформления описей постоянного срока хранения

Опись дел


– своего рода удостоверение личности для документов. Любой документ может быть передан между подразделениями или в архив только если была составлена опись.

И самое важное, для чего нужна опись дел – возможность быстрого поиска документов.

Проще говоря, без описи невозможно поддерживать порядок в архиве, а поиск документов может занять дни и даже недели. Как правильно оформить опись дел и для каких документов, расскажем в этой статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. особенности составления описи дел по личному составу;
  2. как оформить сводную опись дел постоянного срока хранения;
  3. на какие документы нужно составлять описи;
  4. как составить опись дел структурного подразделения для передачи в архив;
  5. требования к описи дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Часто дела в организациях классифицируют произвольно, например, по типу документов («Договоры с поставщиками» или «Накладные ООО «Канцтовары») и так же сдают в архив.

Архивная опись: образец и правила составления

Составление архивной описи дел производится по единым правилам.

Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск. Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье. Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на у исполнителей, в структурных подразделениях.

В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом. В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись. На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации.

Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на и составлению описей.

Главное архивное управление при совете министров СССР основные правила работы ведомственных архивов

7.2.

Составление и оформление законченной описи дел постоянного хранения 7.2.1. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры (см. п. 7.1.7), считаются законченной описью. Количество заголовков дел в законченной описи может быть несколько меньше тысячи, так как каждый годовой раздел сводной описи дел имеет самостоятельное оформление (см.

пп. 7.1.8 — 7.1.17) и все заголовки дел, составляющие раздел, должны быть включены только в одну законченную опись.

Рекомендуем прочесть:  Бланк организации ано

В случае необходимости передачи дел на государственное хранение по годовым разделам сводных описей дел постоянного хранения, валовая нумерация которых не достигает тысячи, по согласованию с соответствующим государственным архивом опись также может считаться законченной.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся

Составляем описи дел

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3 (123) март 2013.Все права защищены.

Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска. В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях. Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел); в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются

Документы постоянного срока хранения

образуются в деятельности любой организации.

Это, в сущности, самые важные ее документы, поэтому им и предписано существовать столько же, сколько существует сама организация. В этой статье – о том, какие документы имеют постоянный срок хранения, что это за срок и сколько он длится, как хранить документы постоянного срока и что с ними делать, если будет решено ликвидировать организацию.

Постоянный срок хранения означает, что документ будет храниться столько, сколько «жива» организация. Это – общее правило, а теперь перейдем к частностям. Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то придется соблюдать общее условие: существует организация – существуют и документы.

Даже если им уже много десятков лет. Остальные компании могут с облегчением воспользоваться сноской из :

Предисловие к описи дел

Мы уже разбирались, что такое и как они составляются.

Но опись это не просто папка с набором разрозненных файлов. В таком виде она не хранится. Опись сама по себе является документом постоянного хранения, а значит, и требования к ее оформлению предъявляются довольно строгие.

Нужно оформить титульный лист, предисловие к описи дел, может быть – список сокращений или предметный указатель… Если с титульным листом проблем не возникнет, то над предисловием предстоит поработать. Вместо того, чтобы страдать перед чистым вордовским файлом, на котором должен появиться стройный текст предисловия к описи дел, нужно заглянуть в нормативный и методический документы по архивному делу.
В них, по крайней мере, написано, что должно быть в предисловии.

Правила работы архивов от 2015 года гласят следующее (п.

5.5.): «В справочный аппарат к описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, графический).

Опись дел постоянного хранения – образец составления

Помещено в тему:

Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе , по которым документы передавались в архив.

Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).

Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).

Опись дел постоянного хранения

Составление описи перед передачей дел в архив является финальным этапом работы с документацией в делопроизводстве.

  1. опись дел постоянного хранения;
  2. опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет ).

— это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел.

Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация. В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота.

Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений. Опись является необходимым учетным документом, а так же обеспечивает возможность оперативного поиска информации среди большого количества документации.

Опись

Оформляем дела на постоянное хранение

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.