Можноли регистрировать протоколы в электронном варианте

Можноли регистрировать протоколы в электронном варианте

Допускается ли ведение журнала регистрации приказов в электронном виде?


В нашей организации журнал учета номеров приказов (по основной деятельности и по кадрам) ведется в электронном виде. Правильно ли это? Регистрировать документы можно:

  1. в специальных регистрационных журналах;
  2. на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Кадровая служба организации обязана вести и ( Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных ).

Формы этих книг утверждены . У вас не останется вопросов о после прочтения статьи по ссылке. Кроме того, в кадровой службе обычно ведут журналы:

  1. ;
  2. ;
  3. ;
  4. регистрации приема сотрудников;
  5. ;
  6. ;
  7. и т. п.

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно, т.е вести как в электроном, так и в бумажном виде. Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в , утвержденном .

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п.

Как организовать совещание и вести протокол

Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней.

3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа.
В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами.
Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

Рекомендуем прочесть:  Больничный лист сколько печатей

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах: • Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Акция Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию или Узнайте стоимость Оставить заявку

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи.

По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Где регистрировать протоколы и справки

RSS Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое Ответов: 13 Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

-2

#1[124215] 27 января 2010, 16:44

Обязательно ли вести журналы регистрации в бумажном варианте


/ / 18.04.2020 171 Views Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.

№ 33. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов.

Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам и т.п. По общему правилу при регистрации документов происходит их индексация.

То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).

Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из: порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т.

Допускается ли ведение журнала регистрации приказов в электронном виде

Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно. Виды журналов регистрации приказов с образцами Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:

  1. О командировке персонала.
  2. О поощрении и наложении дисциплинарных взысканий.
  3. О предоставлении отпусков.
  4. О приеме, переводе, расчете персонала.
Рекомендуем прочесть:  Как проверит запрети

Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу: Рег.

номер Дата регистрации Краткое содержание Исполнитель Куда передан приказ Расписка в получении (дата, подпись) Отметка о помещении в дело 3-лс 10.02.2010 О приеме на работу Инспектор по кадрам Васильева О.Н. Бухгалтерия Кот И.К. Постановления. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации (в т.ч.

приказов)

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

– Минуточку, Иван Сергеевич! – Что такое? – Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может. – Ну и бюрократ же ты, Вертер!

[.] – Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят.

[…] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! – Это ужасно, Вертер. Ужасно… К/ф « Гостья из будущего» Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»!

А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Формы регистрации документов

Для регистрации документов могут использоваться карточная или журнальная формы. Причем обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте, когда журнал или карточки создаются на бумажном носителе, так и в автоматизированном режиме с использованием компьютеров и программного обеспечения. Какую форму и режим регистрации документов целесообразно использовать в настоящее время?

Ответить на этот вопрос вы сможете после прочтения статьи, в которой описываются обе формы регистрации в двух режимах и перечисляются преимущества и недостатки каждой из них. Регистрация документов в системе электронного документооборота Карточная форма регистрации в автоматизированном режиме в большинстве случаев ведется в системе электронного документооборота (СЭД).