Как ставится отметка об исполнении письма на входящем письме

Как ставится отметка об исполнении письма на входящем письме

Оглавление:

Рекомендуем прочесть:  Паспорт ошибки в нижней омке

Делопроизводство Отметки на документе. Главная >> Правоведение >> Делопроизводство (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({}); Печать Деловой стиль текста Форматы бумаги и размеры полей Критерии оценки документов Архив документов Информационно-справочные документы Организационно-распорядительные документы Приказ Распоряжение Акт Объяснительная записка Справка Телефонограмма Телеграмма Факс Экспертиза ценности документов Отметки на документе Приказное делопроизводство Коллежское делопроизводство Исполнительное делопроизводство Положение о делопроизводстве Инструкция по делопроизводству Должностная инструкция Адресат и адресование документа Согласование документа Подпись Редактирование официальных документов История делопроизводства Виды документов Протокол Письмо Докладная записка Обработка документов Регистрация документов Исполнение документов Номенклатура дел Формирование дел Хранение документов Документооборот Отметки на документе Нужно обойти антиплагиат?

Поднять оригинальность текста онлайн? У нас есть эффективное решение.

Результат за 5 минут! Отметки на документе Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения. Отметка о поступлении документа в организацию При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Стоит заметить, что она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса).

Дата получения будет важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С ϶ᴛᴏго числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ.

Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве, и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Идентификатор электронной копии документа В случае если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об ϶ᴛᴏм специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа будет отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Резолюция После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения демонстрируется в резолюции.

Резолюция —

«надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение»

. Стоит заметить, что она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе.

От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и ϲʙᴏевременность выполнения. К резолюции предъбудут те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты.

По ϲʙᴏему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например,«Зачислить», «Выделить 300 тыс.

руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, будет ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии. В случае если срок исполнения документа будет типовым или он указан в тексте самого документа, и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату.

Резолюция переносится в регистрационную форму и часто будет основанием взятия документа на контроль.

В ϶ᴛᴏм случае срок исполнения документа берется из резолюции. В ряде случаев, когда на документе нет ϲʙᴏбодного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к кᴏᴛᴏᴩому резолюция относится Отметка о контроле В случае если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль».

Кстати, эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Завершающая отметка на документе — ϶ᴛᴏ отметка об исполнении. Стоит заметить, что она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах.

Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Стоит сказать — получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

После проставления ϶ᴛᴏй отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер ϶ᴛᴏго дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения.

Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части.

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Именно такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, кᴏᴛᴏᴩый хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Отметка содержит в себе инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона.

Но так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облепит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем. Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле.
При размещении ϶ᴛᴏго реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа). На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({}); VK.Widgets.Comments(«vk_comments», {limit: 5, width: «600», attach: «*»}); Пользовательское соглашение: Интеллектуальные права на материал — Делопроизводство принадлежат её автору. Данное пособие/книга размещена исключительно для ознакомительных целей без вовлечения в коммерческий оборот.

Вся информация (в том числе и «Отметки на документе») собрана из открытых источников, либо добавлена пользователями на безвозмездной основе.

Для полноценного использования размещённой информации Администрация проекта Зачётка.рф настоятельно рекомендует приобрести книгу / пособие Делопроизводство в любом онлайн-магазине.

Тег-блок: Делопроизводство, 2015. Отметки на документе. (С) Юридический репозиторий Зачётка.рф 2011-2016 (function (d, w, c) { (w[c] = w[c] || []).push(function() { try { w.yaCounter22495489 = new Ya.Metrika({id:22495489, webvisor:true, clickmap:true, trackLinks:true, accurateTrackBounce:true}); } catch(e) { } }); var n = d.getElementsByTagName(«script»)[0], s = d.createElement(«script»), f = function () { n.parentNode.insertBefore(s, n); }; s.type = «text/javascript»; s.async = true; s.src = (d.location.protocol == «https:» ?

«https:» : «http:») + «//mc.yandex.ru/metrika/watch.js»; if (w.opera == «[object Opera]») { d.addEventListener(«DOMContentLoaded», f, false); } else { f(); } })(document, window, «yandex_metrika_callbacks»);

  1. Факс
  2. Адресат и адресование документа
  3. Архив документов
  4. Номенклатура дел
  5. Печать
  6. Отметки на документе
  7. Виды документов
  8. Исполнение документов
  9. Телеграмма
  10. Форматы бумаги и размеры полей
  11. Организационно-распорядительные документы
  12. Экспертиза ценности документов
  13. Протокол
  14. Коллежское делопроизводство
  15. Согласование документа
  16. Положение о делопроизводстве
  17. Критерии оценки документов
  18. Распоряжение
  19. Редактирование официальных документов
  20. Объяснительная записка
  21. Приказное делопроизводство
  22. Письмо
  23. Хранение документов
  24. Исполнительное делопроизводство
  25. Приказ
  26. Докладная записка
  27. Деловой стиль текста
  28. Подпись
  29. Акт
  30. Документооборот
  31. Инструкция по делопроизводству
  32. Формирование дел
  33. Справка
  34. Должностная инструкция
  35. Телефонограмма
  36. История делопроизводства
  37. Обработка документов
  38. Информационно-справочные документы
  39. Регистрация документов

Типичные и наиболее интересные ошибки при оформлении писем (часть 2)

Бланк К сожалению, далеко не всегда необходимые требования соблюдаются авторами писем, в частности, не учитываются:

  1. границы зон расположения реквизитов.
  2. поля;

Согласно ГОСТу 6.30–2003, каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  1. 20 мм верхнее;
  2. 20 мм левое;
  3. 10 мм правое;
  4. 20 мм нижнее.

Их соблюдение позволит получателю поставить на документе отметки о поступлении документа в организацию, о контроле, об исполнении документа и направлении его в дело, резолюции, визы, а также разместить комментарии, уточнения, ссылки на тематически связанные с данным письмом документы и иные пометки, необходимые для удобства в работе. Широкое левое поле позволит подшить письмо в папку-скоросшиватель, не повредив текст. Поэтому, если вы распечатываете документ на обеих сторонах бланка, то на обороте листа широким следует сделать правое поле.

28) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Изучить расположение реквизитов и написать реквизиты в нужной части листа и нужной последовательности.Внимание, набор реквизитов, располагающихся до текста, на письмах отличается от всех других документов.

Кроме того, эти реквизиты могут быть с угловым и с продольным расположением.

Это следует учесть при написании реквизитов. Рекомендуется писать на отдельных листах реквизиты, которые используются на письмах, и реквизиты, которые есть на других документах. (См.тему Бланки)Поля: сверху, слева и снизу — не менее 2-х см., справа — не менее 1 см нужны для подшивки и архивного храненияИнтервалы: Текст печатается через 1,5 межстрочных интервала.
На документах А5, разрешается печать через 1 интервал. Остальные реквизиты печатаются через 1 интервал.

Составные части реквизитов (адресат, грифы) отделяют друг от друга двумя интервалами. Друг от друга реквизиты отделяют 2-3 интервалами.На документах, оформленных на двух и более

Регистрация входящих документов

Помещено в тему:

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства.

Первый важный этап – регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).
Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии.

Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) с расширенным составом реквизитов Лицевая сторона Корреспондент Дата поступления№ документаДата документаВходящий № Краткое содержаниеЧисло листов Генеральный директорСрок исполненияРезолюция НачальникСрок исполненияРезолюция ИсполнительДата Оборотная сторона ИсполнительДатаИсходящий № (промежуточный отв.) ИсполнительДатаИсходящий № (промежуточный отв.) Куда (кому)Число листов Кем подписан Краткое содержание Ход исследования Отметка об исполнении№ дела Наиболее распространенным способом в настоящее время является занесение сведений с клавиатуры компьютера в карточку, которая отображается на мониторе, с ее последующей распечаткой в необходимом количестве экземпляров.

При использовании журнала на бумажном носителе данные о документе вносятся в журнал работником ДОУ вручную.

Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде (в Word или Excel).

Обработка входящей корреспонденции

От чего зависит обработка конкретного входящего документа? Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию.

По моему мнению, таковыми являются:

    способ доставки корреспонденции; содержание документа; автор документа; установленные сроки исполнения документа. Способ доставки корреспонденции См. статью «Как доставить документацию» на стр.

    24 журнала № 1’ 2012 Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции.

    Понятно, что как документ отправил, так его и получил. Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская.

    Под ним может скрываться как «мальчик на побегушках», так и офицер спецсвязи.

Как поставить регистрационный номер на письмо

/ / 21.04.2020 158 Views Для удобства сортирования таких писем можно составить список, в котором будут систематизированы все виды почты, не подлежащие регистрации.

Примерный вариант такого списка:

  1. Поздравительные открытки,
  2. Свой вариант (исходя из анализа поступающей почты).
  3. Информационные материалы,
  4. Копии постановлений государственных организаций,
  5. Рекламные письма,
  6. Периодические издания (журналы, газеты),

Поскольку процесс регистрации входящих документов полностью не регламентируется нормативными актами, предприятие само определяет для себя порядок выполнения данного процесса. Для этого на предприятии создается инструкция по ведению делопроизводства.